블로그에 보면 공문작성 방법이라고 하고 막상 내용을 보면
이론적이라 지금 작성해야 하는 공문에 시간 낭비만 되는데
지금부터 그대로 따라만하면 10분이면 작성할 수 있습니다.
우선 작업할 사항
공문을 작성할 내용을 정확히 파악하고 육하원칙에 의거 내용을 간략하게 작성한다.
누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜
처음 공문작성을 하려고 생각하면 어디서 부터 해야 하나 고민만 하다 시간이 지나간다.
우선 작성할 내용을 육하원측에 의거 간단하게 작성한다.
아래 공문양식을 참고하여 사용하세요.
위 셈플 양식으로 간단하게 설명하겠습니다.
수신자는 공문을 수신하게 될 사람입니다.(기관장)
경유는 문서 발송 시 거쳐서 가는 부서가 있으면 입력하세요(보통은 생략)
공문의 요구 조건은 최대한 간결하고 명확하게 전달하는 것입니다. 따라서 명사형 동사로 끝 마무리를 하는 것이 바람직합니다. (예: ~요청, ~안내, ~공지, ~통보와 같은 단어로 끝나는 것이 좋습니다.)
제목을 읽으면 바로 무슨 내용인지 인지할 수 있는 제목을 만드세요.
수신기관의 발전기원, 발신회사 소개, 문서 발신 사유
귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다.(가장 많이 사용하는 문구입니다)
공인시험의 공정성을 최 우선으로 하는 한국기업입니다.
사회복지 실천현장에서 공동선 실현을 위해 매진하시는 기관장님께 깊은 동료애를 전합니다.
공문에서 간단한 인사말이라 생각하시면 됩니다.(너무 무리하게 생각 마시고 첫 번째 내용을 추천합니다.)
공문내용에서 순서(들여쓰기)는 다음과 같은 순서로 하시면 됩니다.
1. *첫째 항목 가. *둘째 항목 1) 셋째 항목
이런 순서로 작성하면 됩니다.
첫째 항목은 문서에 제일 처음 칸에서부터 시작합니다. 공문은 중요한 문서이므로 타인이 중간에 내용을 삽이 못하도록 빈칸을 두시지 않는 것이 좋습니다. 마지막 페이지 넘김도 끝까지 사용하시면 됩니다.
붙임 문서는 제목라인과 선을 맞춰서
붙임: 1. 문서제목 1부. 2. 문서제목 2부. 끝.
순서대로 첨부하시면 됩니다. 1부, 2부는 붙임서류의 장수를 의미합니다.(꼭 명시를 해줘야 공문 내용에 누락을 방지합니다.), 붙임이 한 개일 때는 순번을 사용 안 합니다.
붙임까지 작성하였으면 모든 문서를 마무리하는 끝을 붙여줍니다.
2. 문서제목 2부. 끝. (2부. 다음부터 2칸을 띄우고 끝.)
주의: 문서 마지막은 꼭 "."을 넣어주세요
요즘 전자 문서에서는 직인을 생략하는 경우가 있는데 공문작성에 기본은 직인을 꼭 찍어야 합니다.
직인은 예) 한국기업 주식회사 사장 ("장"이 직인에 중간에 오게 찍으시면 됩니다.)
직인을 찍는 곳에는 대표자의 성명을 적으면 절대로 안됩니다. 직책을 입력하세요.
이렇게 하면 모든 공문작성이 끝났습니다.
생각보다 쉽죠!
요즘 공문의 형식이 조금씩 변하고 있습니다. 어떤 것이 정확하다 하기는 힘들지만 위 내용을 토대로 회사나 기관에서 요구하는 형식이 있으면 그에 따라서 수정해서 사용하시면 됩니다.
공문작성을 너무 어렵게 생각하지 마시고 수신한 공문들을 한 번씩 보면 대량 어떤 형식으로 작성해야 하는지 감을 잡을 거예요. 도움이 되었으면 합니다.